Акт приемки - основной документ, подтверждающий недостачу продукции. Он составляется в тот же день, когда недостача выявлена.
В акте о недостаче продукции должны быть указаны:
наименование получателя, составившего акт, и его адрес;
дата и номер акта, место приемки продукции и составления акта, время начала и окончания приемки продукции;
в случаях, когда приемка продукции произведена с нарушением установленного срока,- причины несвоевременности приемки, время их возникновения и устранения;
фамилии, имена и отчества лиц, принимавших участие в приемке продукции по количеству и в составлении акта, место их работы;
занимаемые ими должности;
дата и номер документа о полномочиях представителя на участие в приемке продукции, а также указания о том, что эти лица ознакомлены с правилами приемки продукции по количеству;
наименование и адреса отправителя (изготовителя) и поставщика;
дата и номер телефонограммы или телеграммы о вызове представителя отправителя (изготовителя);
дата и номер счета-фактуры и транспортной накладной;
дата отправки продукции со станции (пристани, порта) отправления или со склада отправителя;
дата прибытия продукции на станцию (пристань, порт) назначения, время выдачи груза органом транспорта, время вскрытия вагона, контейнера, автофургона и других опломбированных транспортных средств, время доставки продукции на склад получателя;
номер и дата коммерческого акта (акта, выданного органом автомобильного транспорта), если такой акт был составлен при получении продукции от органа транспорта;
условия хранения продукции на складе получателя до приемки ее, а также сведения о том, что определение количества продукции производилось на исправных весах или другими измерительными приборами, проверенными в установленном порядке;
состояние тары и упаковки в момент осмотра продукции, содержание наружной маркировки тары и другие данные, на основании которых можно сделать вывод о том, в чьей упаковке предъявлена продукция - отправителя или изготовителя; дата вскрытия тары;
при выборочной проверке продукции - порядок отбора продукции для выборочной проверки с указанием оснований выборочной проверки (стандарт, технические условия, Особые условия поставки, договор и т. п.);
за чьей массой или пломбами (отправителя или органа транспорта) отгружена продукция;
сведения об исправности пломб и содержание оттисков в соответствии с действующими на транспорте правилами;
общая масса продукции - фактическая и по документам;
масса каждого места, в котором обнаружена недостача,- фактическая и по трафарету на таре (упаковке);
транспортная и отправительская, маркировка мест (по документам и фактически), наличие или отсутствие упаковочных ярлыков, пломб на отдельных местах;
способ определения количества недостающей продукции (взвешивание, счет мест, обмер и т. п.);
сведения о том, могла ли быть вмещена недостающая продукция в тарное место, вагон, контейнер и т. п.;
другие данные, которые, по мнению лиц, участвующих в приемке, необходимо указать в акте для подтверждения недостачи;
точное количество недостающей продукции и стоимость ее;
заключение о причинах и месте образования недостачи.