Представителями для участия в приемке продукции должны быть лица, компетентные в вопросах определения количества и качества подлежащей приемке продукции. Представителями общественности не могут быть материально-ответственные и подчинённые им лица, а также лица, связанные с учетом, хранением, приемкой и отпуском материальных ценностей. Не могут выделяться в качестве представителей общественности предприятия-получателя руководители предприятий и их заместители, работники отдела технического контроля, бухгалтеры, товароведы, связанные с учетом, хранением, отпуском и приемкой материальных ценностей, работники юридической службы этих предприятий, претензионисты (п. 20 Инструкции). Представитель общественности предприятия-получателя или представитель другого предприятия может участвовать в приемке продукции по количеству у данного получателя не более двух раз в месяц.
На право участия в приемке продукции по количеству представителю выдается удостоверение.
Количество поступившей продукции должно определяться в тех же единицах измерения, которые указаны в сопроводительных документах. Нельзя, например, продукцию, отгруженную по массе, принимать по объему, а затем объем условно переводить в массу.