Коммерческие акты составляются для подтверждения обстоятельств, которые могут быть основанием для материальной ответственности перевозчика, грузоотправителей и грузополучателей при перевозке. Они могут быть составлены как на станции отправления, или назначения, так и в пути следования.
При перевозке грузов по железным дорогам, согласно ст. 168 Устава железных дорог, коммерческие акты составляются для удостоверения: несоответствия между наименованием, весом или количеством мест груза в натуре по сравнению с данными, указанными в перевозочном документе; порчи и повреждения груза; обнаружения груза без документов или документов без груза в т. д.
Коммерческие акты составляются при выгрузке груза в пунктах общего пользования в день выгрузки, в соответствующих случаях - в день выдачи груза получателю, а при выгрузке на подъездных путях и складах не общего пользования - в день выгрузки груза. При этом груз следует проверять в процессе выгрузки или непосредственно после нее. При невозможности составить акт в эти сроки его составляют не позднее суток, следующих после выгрузки.
Коммерческий акт составляется в трех экземплярах только на бланках установленной формы. В нем дается точное и подробное описание груза и тех обстоятельств, при которых обнаружена неисправность перевозки. Однако в акте не должно содержаться предложений и выводов о причинах не сохранности перевозимого груза или виновности перевозчиков либо грузоотправителя.