Рекламационные акты составляются отдельно по каждому иностранному поставщику и на каждую партию товара, поступившую по. одному транспортному документу. Акт должен быть отпечатан на пишущей машинке, скреплен печатью организации, его составившей. Если, рекламационный акт составлен грузополучателем при участии компетентного представителя незаинтересованной организации, он скрепляется печатью грузополучателя. Помарки и подчистки в акте не допускаются, а внесенные в акт исправления должны быть специально оговорены и подтверждены подписями составителей акта.
В рекламационном акте указываются следующие данные: наименование грузополучателя; номера контракта,, транса, места, партии; название и адрес иностранного поставщика; наименование товара, дата его получения; номера коносамента, железнодорожной накладной, а также других транспортных документов о приемке груза к перевозке;, количество товара по документам (упаковочному листу, спецификации и др.), его фактическое количество, недостача; некомплектность, несоответствие качества или ассортимента товара условиям контракта с ипопоставщиком; состояние тары и упаковки; маркировка; заключение; время и место составления акта. В заключении составители акта должны указать: при недостаче товара, несоответствии ассортимента, некомплектности - данные о фактической недостаче, несоответствии ассортимента или некомплектности в единицах измерения, предусмотренных в транспортных документах или в упаковочном листе, сертификате; при несоответствии товара по качеству - фактическое качество товара, не соответствующего условиям контракта, и процент, на который уменьшается стоимость товара в связи с обнаруженным несоответствием качества; причины недостачи или дефектов товара (если возможно).